Bab 16: Sistem Buku Besar Dan Pelaporan

Pendahuluan

Bab ini membahas mengenai operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan dalam memperbarui buku besar dan menyiapkan laporan yang merangkun hasil dari aktivitas sebuah organisasi. Berikut diagram konteks sistem buku besar dan pelaporan:

Fungsi utama buku besar dan pelaporan adalah untuk mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut.

• Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan dalam Bab 12 sampai 15 menyediakan informasi mengenai transaksi reguler. (Hanya arus data utama dari setiap subsistem yang digambarkan, untuk menjaga agar figur menjadi rapi).
• Bendahara menyediakan informasi mengenai aktivitas pendanaan dan investasi, seperti penerbitan atau penyelesaian instrumen utang dan ekuitas dan pembelian serta penjualan sekuritas investasi.
• Departemen anggaran menyediakan nomor anggaran.
• Kontrolir menyediakan jurnal penyesuaian.

Berikut menunjukkan diagram arus data level 0 siklus buku besar dan pelaporan (terhubung dengan menyertakan ancaman):

SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN

Berikut ini menunjukkan jenis model suatu buku besar dan pelaporan online:

PROSES

Database terpusat harus diatur menggunakan cara yang memungkinkan tercapainya berbagai kebutuhan informasi, baik pengguna internal maupun eksternal. Para manajer membutuhkan informasi yang detail dan tepat waktu mengenai hasil operasi pada area tanggung jawab tertentunya. Para investor dan kreditur mengharapkan laporan keuangan periodik dan pembaruan tepat waktu untuk membantu mereka dalam menilai kinerja organisasi. Berbagai badan pemerintah juga meminta persyaratan informasi yang spesifik. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan ini, sistem buku besar dan pelaporan tidak hanya menghasilkan laporan periodik, tetapi juga mendukung pertanyaan secara online.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Seluruh akivitas buku besar dan pelaporan bergantung pada database terintegrasi. Ancaman utama adalah data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid. Hal ini dapat menyebabkan para manajer membuat keputusan yang keliru. Untuk menanggulangi ancaman atas data buku besar yang tidak tepat atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang dibahas di bab 10 untuk meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir membuat entri jurnal langsung. Ancaman umum kedua dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah pengungkapan informasi keuangan yang tidak diotorisasi. Ancaman umum ketiga dalam siklus buku besar umum dan pelaporan berkaitan dengan hilangnya atau penghancuran data indur.

Berikut ancaman dan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan:

MEMPERBARUI BUKU BESAR

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar.

PROSES

Aktivitas memperbarui buku besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari dua sumber berikut ini:

1. Subsistem akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang dijelaskan pada Bab 12 sampai 15 membuat sebuah entri jurnal untuk memperbarui buku besar.
2. Bendahara. Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui buku besar terkait transaksi tidak rutin seperti penerbitan dan penarikan utang, pembelian dan penjualan sekuritas investasi, atau akuisisi saham tresury.

File voucher jurnal (journal voucher file): sebuah file yang menyimpan seluruh entri jurnal yang digunakan untuk memperbarui buku besar.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman pada tahap ini adalah entri jurnal yang tidak akurat dan tidak diotorisasi untuk memperbarui buku besar. Ada dua sumber entri jurnal untuk memperbarui buku besar, yaitu ikhtisar entri jurnal dari siklus SIA lainnya dan entri langsung yang dibuat oleh bendahara. Entri jurnal yang dibuat oleh bendahara adalah entri jurnal yang asli. Akibatnya jenis-jenis edit input dan pengendalian pemrosesan berikut diperlukan untuk memastikan bahwa entri tersebut akurat dan lengkap:

1. Pengecekan validitas untuk memastikan bahwa akun0akun buku besar ada untuk setiap nomor akun yang dijadikan referensu dalam entri jurnal.
2. Pengecekan field (format) untuk memastikan bahwa jumlah field dalam entri jurnal hanya berisi data numerik.
3. Pengecekan saldo nol untuk memverifikasi bahwa dalam sebuah entri jurnal, total debit sama dengan total kredit.
4. Pengecekan kelengkapan untuk memastikan bahwa seluruh data yang terkait telah dimasukkan, terutama sumber entri jurnal.
5. Verifikasi close-loop untuk mencocokan nomor akun dengan deskripsi akun, untuk memastikan bahwa akun buku besar yang benar sedang diakses.
6. Pengecekan tanda saldo akun buku besar untuk memverifikasi bahwa saldo berada pada sisi yang tepat (debit atau kredit) setelah pembaruan telah selesai dilakukan.
7. Menghitung total yang terjadi untuk memverifikasi keakuratan pemrosesan sejumlah voucher jurnal.

REKONSILIASI DAN PELAPORAN PENGENDALIAN

Neraca saldo (trial balance): sebuah laporan yang mencantumkan saldo dari seluruh akun buku besar.

JEJAK AUDIT

Jejak audit (audit trail): sebuah jalur yang memungkinkan suatu transaksi untuk ditelusuri melalui sebuah sistem pengolahan data dari titik asal hingga pada keluaran atau sebaliknya dari keluaran menuju titik asal.

POSTING JURNAL PENYESUAIAN

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah posting berbagai jurnal penyesuaian.
PROSES Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan. Jurnal penyesuaian dibagi dalam lima kategori dasar sebagai berikut.

1. Akrual: entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus diterima dan upah yang belum dibayar.
2. Penangguhan: entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima di muka sebagai kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya, sewa, bunga, dan asuransi) sebagai aset yang dibayar di muka.
3. Estimasi: entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang tak tertagih.
4. Revaluasi: entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan penghitungan fisik persediaan.
5. Koreksi: entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang ditemukan dalam buku besar.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Entri jurnal penyesuaian tidak diotorisasi dan tidak akurat adalah ancaman yang perlu diatasi karena dapat menghasilkan laporan keuagan yang keliru dan mengarah pada keputusan yang buruk. Untuk mengurangi risiko input yang keliru, jenis pengendalian integritas pemrosesan entri data yang sama yang dibahas sebelumnnya untuk mencegah ancaman entri jurnal yang keliru oleh bendahara juga harus diterapkan terhadap entri jurnal penyesuaian yang dibuat oleh kontrolir. Pengendalian akses yang kuat mengurangi risiko jurnal penyesuaian yang tidak diotorisasi.

MENYIAPKAN LAPORAN KEUANGAN

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan sistem pelaporan adalah menyiapkan laporan keuangan.

PROSES

Sebagian besar perusahaan melakukan "tutup buku" untuk membuat laporan keuangan baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol seluruh akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan pendapatan (atas rugi) bersih pada laba ditahan.

TRANSISI DARI GAAP KE IFRS

Meskipun data yang efektif terus digalakkan, SEC mempertahankan bahwa ia berkomitmen untuk mewajibkan perusahaan-perusahaan Amerika beralih dari GAAP ke IFRS sebagai dasar AS untuk menyiapkan laporan keuangan . Perusahaan dapat mulai merencanakan transisi sekarang karena hal ini akan cenderung mensyaratkan perubahan yang luas terhadap sistem buku besar dan pelaporannya. IFRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang memengaruhi desain sistem buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaan besar terkait akuntansi untuk aktiva tetap. Perbedaan lain mencakup perhitungan untuk biaya penelitian dan pengembangan (litbang). Perbedaan ketiga yaitu penggunaan metode last-in-first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan.

XBRL: MEREVOLUSI PROSES PELAPORAN XBRL

XBRL (eXtensible Business Reporting Language): suatu bahasa pemrograman yang secara spesifik didesain bagi penggunaan dalam mengomsumsi isi dari data keuangan.

Berikut XBRL yang mengubah proses pelaporan:

Berikut contoh laporan XBRL:

PROSES XBRL DAN TERMINOLOGI

Dokumen contoh (instance document): sebuah file XBRL yang berisi data yang ditandai.

Elemen (element): sebuah komponen data tertentu dalam suatu dokumen contoh XBRL, seperti hal baris laporan keuangan.

Taksonomi (taxonomy): suatu rangkaian file XBRL yang menjelaskan elemen-elemen dan hubungan di antaranya.

Skema (scheme): sebuah file XBRL yang menjelaskan setiap elemen yang muncul dalam sebuah dokumen contoh spesifik.

Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan untuk menjelaskan setiap elemen.

• Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik.
• Sebuah deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterpretasikan elemen degan benar.
• Jenis data elemen (unit moneter, teks, tanggal, dsb).
• Jenis saldo normal elemen (debit atau kredit).
• Jenis periode elemen (satu waktu tertentu, disebut instan, atau satu periode waktu tertentu, disebut durasi).

Informasi atribut disertakan dalam tanda. Dengan demikian, untuk melanjutkan contoh yang ada, skema akan berisi suatu definisi dari elemen Penjualan Bersih berikut:

<element name = "PenjualanBersih" description="Penjualan bersih atas retur dan potongan" type=monetaryItemType balance= "kredit" periodeType= "durasi"</elemen>

Taksonomi tersebut juga menyertakan serangkaian file yang disebut linkbases, yang menjelaskan hubungan antar-elemen dalam sebuah dokumen contoh tertentu. Linkbase penting menyertakan hal-hal sebagai berikut:

• Linkbases Reference mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan (misalnya, U.S-GAAP, IFRS) bagi elemen itu.
• Linkbases Calculation dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan elemen-elemen tersebut (misalnya, bahwa "Aset Lancar" sama dengan jumlah Kas, Piutang Usaha, dan Persediaan).
• Linkbases Definition menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen (misalnya, bahwa "Aset Lancar" adalah bagian dari "Aset").
• Linkbases Presentation menjelaskan cara mengelompokkan elemen (misalnya, Aset, Kewajiban, dan Ekuitas)/
• Linkbases Label mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok human-readable dengan elemen.

Berikut pelaporan elektronik dengan XBRL:

Style sheet: sebuah file XBRL yang menyediakan instruksi mengenai cara untuk menayangkan (memberikan) sebuah dokumen contoh baik dalam layar komputer atau laporan tercetak.

PERAN AKUNTAN

Taksonomi perpanjangan (extension taxonomy): serangkaian label XBRL yang lazim untuk menjelaskan elemen-elemen unik dari pelaporan perusahaan yang bukan bagian dari standar taksonomi yang berlaku umum dalam industri tersebut.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Salah satu ancaman yang ada adalah pembuatan laporan keuangan yang tidak akurat (ancaman 8). Pengendalian integritas pengolahan data untuk enri jurnal dikombinasikan dengan penggunaan serangkaian perangkat lunak untuk mendapatkan laporan keuangan dengan risiko kesalahan numerik dalam data yang minim. Pelaporan keuangan yag curang (ancaman 9) adalah masalah potensial lainnya. Pengendalian terbaik untuk menanggulangi ancaman terkait kecurangan laporan keuangan adalah dengan review (audit) independen bagi seluruh entri jurnal khusus yang digunakan untuk membuat buku besar.

MENGHASILKAN LAPORAN MANAJERIAL

Aktivitas akhir dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah menghasilkan berbagai laporan manajerial, termasuk anggaran.

PROSES

Sistem ERP, dapat membuat sejumlah anggaran untuk membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasi menggambarkan pendapatan dan pengeluaran yang direncanakan oleh tiap-tiap unit organisasi. Sebuah anggaran pengeluaran modal menunjukkan arus masuk dan keluar kas yang direncanakan untuk setiap proyek model. Anggaran arus kas membandingkan arus kas masuk kas dari operasi dengan pengeluaran yang direncanakan dan digunakan untuk menentukan kebutuhan peminjaman.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Laporan dan grafik yang didesain dengan buruk dapat menyebabkan manajemen membuat keputusan yang bias atau keliru. Pengendaliannya dengan penggunaan akuntansi pertanggungjawaban dan anggaran fleksibel untuk mendesain laporan kinerja, balanced scorecard, dan memahami prinsip-prinsip desain grafik yang layak.

AKUNTANSI PERTANGGUNGJAWABAN DAN PENGANGGARAN FLEKSIBEL

Akuntansi pertanggungjawaban (responsibility accounting): sebuah sistem pelaporan hasil keuangan dalam basis tanggung jawab manajerial dalam sebuah organisasi.

Anggaran fleksibel (flexible budget): sebuah anggaran yang jumlahna tercantum dalam hal formulanya didasarkan pada tingkat aktivitas yang sesungguhnya. Berikut contoh rangkaian laporan untuk mengilustrasikan akuntansi pertanggungjawaban:

BALANCED SCORECARD

Balanced scorecard: sebuah laporan manajemen yang mengukur empat dimensi kinerja: perspektif keuangan, operasi internal, inovasi dan pembelajaran, serta perspektif pelanggan perusahaan tersebut.

Berikut contoh balanced scorecard:

PRINSIP-PRINSIP DESAIN GRAFIK YANG TEPAT

Grafik yang didesain dengan baik mempermudah proses identifikasi serta pemahaman trend dan hubungan.

Untuk memperoleh grafik yang baik maka harus:

1. Gunakan judul yang meringkas pesan dasar.
2. Sertakan nilai data dengan elemen masing-masing untuk memfasilitasi perhitungan dan analisis mental.
3. Gunakan batang 2-D, buka 3-D, karena batang 2-D mempermudah untuk menilai besarnya perubahan dan trend dengan akurat.

Dua prinsip yang esensial dalam proses mendesain diagram batang data keuangan dengan sesuai, sehingga diagram tersebut dapat diinterpretasikan dengan akurat:

1. Mulai sumbu vertikal pada angka nol.
2. Grafik yang menggambarkan data time-series, atur sumbu x dari kiri ke kanan secara berurutan.

Berikut contoh grafik yang didesain dengan baik:

Berikut contoh grafik yang didesain dengan buruk: sumbu vertikal tidak dimulai dari angka nol: