Bab 21: Strategi Pengembangan SIA

PENDAHULUAN

Perusahaan telah mengalami kesulitan-kesulitan ketika mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi (SIA) sebagai berikut:

• Permintaan pengembangan ada banyak sehingga proyek menumpuk selama bertahun-tahun.
• Para pengguna merasa bahwa SIA yang baru tidak memenuhi kebutuhannya.
• Pengembangan berlangsung sangat lama, sehingga sistem tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan.
• Para pengguna tidak mampu memspesifikasikan kebutuhan mereka karena mereka tidak mengetahui hal sebenarnya mereka butuhkan atau mereka tidak dapat mengomunikasikan kebutugan ke para pengembang sistem.
• Perubahan sulit dibuat setelah persyaratan dibekukan. Jika para pengguna terus mengubah persyaratan, SIA mungkin tidak akan pernah selesai.

MEMBELI PERANGKAT LUNAK

Perangkat lunak kalengan (canned software): program yang dijual pada pasar terbuka untuk jangkauan luas pengguna dengan kebutuhan yang serupa.

Sistem turnkey (turnkey system): perangkat lunak dan perangkat keras yang dijual dalam bentuk paket dengan vendor memasang sistem tersebut dan pengguna "memutar kunci, sering dibuat oleh vendor yang berspesialisasi dalam sebuah industri tertentu.

Penyedia jasa aplikasi (application service providers-ASP): perusahaan yang mengantarkan perangkat lunak melalui internet; ASP memiliki dan menampung perangkat lunak tersebut, pengguna mengakses perangkat lunak dari jarak jauh melalui internet.

Perusahaan yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengembangan sistem (system development life cycle-SDLC) normal kecuali untuk hal berikut:

• Selama desain sistem konseptual, perusahaan menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan SIA tersedia dan apabila tersedia apakah membelinya atau membuat sendiri.
• Beberapa langkah desain fisik, implementasi, dan konversi dapat diabaikan.

MEMILIH VENDOR

Vendor dipilih berdasarkan masukan, dan konferensi, majalah industri, internet, atau dari buku telepon.

MEMPEROLEH PERANGKAT KERAS DAN PERANGKAT LUNAK

Permintaan untuk proposal (request for proposal-RFP): sebuah permintaan bagi para vendor agar menawarkan sebuah sistem untuk memenuhi kebutuhan khusus sebuah perusahan.

Penggunaan RFP penting karena: 

1. Menghemat waktu. Informasi yang sama disediakan bagi seluruh vendor, mengeliminasi wawancara dan pernyataan berulang.
2. Menyederhanakan proses pembuatan keputusan. Seluruh respons ada dalam format yang sama dan didasarkan pada informasi yang sama.
3. Mengurangi kesalahan. Kesempatan mengabaikan faktor-faktor penting dikurangi.
4. Menghindari potensi untuk ketidaksepakatan. Kedua pihak memiliki ekspektasi yang sama dan informasi yang terkait dicatat.

MENGEVALUASI PROPOSAL DAN MEMILIH SEBUAH SISTEM

Masalah benchmark (benchmark problem):membandingkan sistem dengan menjalankan sebuah tugas masukan, pemrosesan, dan keluaran, pada sistem komputer yang berbeda dan mengevaluasi hasilnya.

Penskoran poin (point scoring):mengevaluasi seluruh manfaat proposal vendor dengan menugaskan sebuah bobot untuk tiap kriteria evaluasi berdasarkan pentingnya.

Penentuan biaya persyaratan (requirement costing): membandingkan sistem berdasarkan biaya seluruh fitur yang diperlukan, ketika perangkat lunak tidak memenuhi seluruh persyaratan, biaya mengembangkan fitur-fitur yang tidak tersedia diestimasikan dan ditambahkan ke biayanya.

Berikut kriteria evaluasi perangkat keras, perangkat lunak, dan vendor:

Berikut evaluasi penskoran poin proposal vendor:

PENGEMBANGAN OLEH DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI IN-HOUSE

Perangkat lunak yang dibuat khusus(custom software): perangkat lunak yang dikembangkan dan ditulis di dalam untuk memenuhi kebutuhan unik sebuah perusahaan tertentu.

Ketika memanfaatkan pengembang luar, perusahaan harus menjaga pengendalian terhadap proses pengembangan seperti berikut:

• Dengan cermat memilih pengembang yang memiliki pengalaman dalam industri perusahaan dan pemahaman mendalam bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya.
• Menandatangani sebuah kontrak yang menegaskan dengan kuat hubungan antara perusahaan dan pengembang, memberikan tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan sistem pada pengembang, dan mengizinkan produk dihentikan jika kondisi-kondisi utama tidak dipenuhi.
• Merencanakan proyek secara detail dan secara berkala mengawasi tiap langkah dalam proses pengembangan.
• Berkomunikasi secara efektif dan berkala.
• Mengendalikan seluruh biaya dan meminimalkan aliran pengeluaran kas(cash outflow) sampai proyek tersebut diterima.

PERANGKAT LUNAK YANG DIKEMBANGKAN PENGGUNAAN AKHIR

Komputasi pengguna akhir (end-user computing-EUC): pengembangan, penggunaan, dan pengendalian terus-menerus atas sistem informasi berbasis komputer oleh para pengguna.

Berikut contoh pengembangan penggunaan akhir yang sesuai:

• Memuat informasi dari databaseperusahaan untuk menghasilkan laporan sederhana atau untuk menjawab query dalam satu waktu.
• Menjalankan analisis sensitivitas "bagaimana-jika" atau analisis tersebut.
• Mengembangkan aplikasi menggunakan perangkat lunak seperti spreadsheet atau sistem database.
• Menyiapkan jadwal, seperti jadwal depresiasi dan amortisasi pinjaman.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN KOMPUTASI AKHIR

EUC menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Penciptaan, pengendalian, dan implementasi pengguna. Dibandingkan departemen SI, para pengguna lebih mengendalian proses pengembangan.
• Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna. Sistem yang dikembangkan oleh para pengguna akhir cenderung memenuhi kebutuhan pengguna.
• Ketepatan waktu.
• Membebaskan sumber data sistem. Lebih banyak kebutuhan informasi yang dapat dicapai para pengguna, lebih banyak waktu yang dapat dimanfaatkan departemen SI untuk aktivitas pengembangan dan pemeliharaan.
• Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan. Sebagian besar perangkat lunak EUC mudah dipahami dan digunakan.

Kekurangan yang signifikan untuk EUC dan untuk mengeliminasi keterlibatan para analis dan pemrogram dalam proses pengembangan:

• Kesalahan logika dan pengembangan. Dengan sedikit pengalaman dalam pengembangan sistem, para pengguna akhir cenderung membuat kesalahan dan kurangnya kemungkinan untuk menyadari ketika kesalahan telah terjadi.
• Aplikasi yang diuji dengan tidak layak. Para pengguna kecenderungannya kurang menguji aplikasi mereka dengan seksama.
• Sistem yang tidak efisien. Sebagian besar pengguna akhir bukanlah pemrogram ataupun seorang yang telatih dalam pengembangan sistem.
• Sistem yang dikendalian dan didokumentasikan dengan buruk. Banyak pengguna akhir yang tidak mengimplementasikan pengendalian untuk melindungi sistem mereka.
• Sistem yang tidak kompatibel.
• Duplikasi sistem dan data; sumber daya yang terbuang.
• Peningkatan biaya.

MENGELOLA DAN MENGENDALIKAN KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Help desk: para analis dan teknisi yang menjawab pertanyaan pegawai dengan tujuan mendorong, mendukung, mengarahkan, dan mengendalikan aktivitas pengguna akhir.

MENGALIHDAYAKAN SISTEM

Pengalihdayaan (outsourcing):mempekerjakan sebuah perusahaan luar untuk menangani seluruh atau sebagian aktivitas pengolahan data organisasi.

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN PENGALIHDAYAAN

Beberapa keuntungan signifikan atas pengalihdayaan:

• Sebuah solusi bisnis. Pengalihdayaan merupakan solusi yang memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi pada kompetensi inti.
• Pemanfaatan aset. Organisasi meningkatkan posisi kasnya dan mengurangi biaya dengan menjual aset kepada pengalihdaya.
• Akses pada keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik. Del Monte Foods beralih ke pengalihdayaan karena biaya  dan waktu yang dimanfaatkan tetap terjangkau dapat terus meningkatkan teknologi secara signifikan.
• Biaya yang lebih rendah. Para pengalihdaya menurunkan biaya dengan menstandarisasi aplikasi pengguna, membeli perangkat lunak dengan harga lama, memisahkan biaya pengembangan dan pemeliharaan antar proyek, dan beroperasi dengan volume yang lebih tinggi.
• Lebih sedikit waktu pengembangan. Industri spesialis yang berpengalaman mengembangkan dan mengimplementasikan sistem dengan lebih cepat dan efisien daripada staf in-house.
• Eliminasi penggunaan maksimal dan rendah (peak-and-valley). Bisnis musiman memerlukan sumber daya komputer yang signifikan selama beberapa waktu dalam setahun dan sedikit pada sisa tahun berikutnya.
• Memfasilitasi perampingan. Perusahaan yang memerlukan downsizing sering memiliki sebuah fungsi SIA besar yang sebenarnya tidak perlu.

Perusahaan yang melakukan pengalihdayaan sering mengalami beberapa kekurangan sebagai berikut:

• Ketidakfleksibilitas (inflexibility).
• Hilangnya pengendalian (loss of control). Sebuah perusahaan menjalankan risiko kehilangan pengendalian atas sistem dan datanya.
• Mengurangi keuntungan kompetitif(reduced competitive advantage). Perusahaan mungkin kehilangan pengamatan tentang cara SIA-nya menghasilkan keuntungan kompetitif.
• Sistem yang tidak valid (locked-in system). Mahal dan sulit untuk membatalkan pengalihdayaan.
• Tujuan yang tidak terpenuhi (unfulfilked goal). Kritik dapat mengklaim beberapa manfaat pengalihdayaan, seperti peningkatan efisien, itu adalah mitos.
• Layanan yang buruk (poor service).
• Peningkatan risiko. Proses bisnis pengalihdayaan dapat mengarahkan sebuah perusahaan pada risiko operasional, keuangan, teknologi, strategi, personel, hukum, dan peraturan yang signifikan.

MANAJEMEN PROSES BISNIS

Rekayasa ulang proses bisnis (business process reengineering - BPR): analisis dan desain ulang menyeluruh atas proses bisnis dan sistem informasi untuk mencapai peningkatan kinerja dramatis;seringnya sebuah peristiwa yang drastis dan satu kali.

Manajemen proses (business process management - BPM): sebuah pendekatan sistematis untuk secara berkelanjutan meningkatkan dan mengoptimalkan proses bisnis; sebuah peningkatan yang lebih bertahap yang difasilitasi oleh teknologi.
Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM adalah sebagai berikut:

• Proses bisnis dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Proses inovatif yang membantu bisnis merespons konsumen, pasar, dan peraturan yang berubah lebih cepat daripada kompetitor menciptakan keuntungan kompetitif.
• Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung. Manajemen proses bisnis(business process management - BPM)memandang proses bisnis sebagai aset keorganisasian strategis yang harus dipahami, dikelola, dan ditingkatkan.
• Proses bisnis haruslah cekatan. Organisasi harus secara berkelanjutan meningkatkan dan mengatur proses bisnisnya agar dapat bersaing.
• Proses bisnis haruslah selaras dengan strategi dan kebutuhan keorganisasian. Untuk menjadi efektif dan efisien, sebuah perusahaan harus menyelarasakan proses bisnis dengan strategi bisnisnya.

Sistem manajemen proses bisnis (business process management system - BPMS):sistem yang mengotomatiskan dan memfasilitasi peningkatan proses bisnis di seluruh SDLC.
Sistem manajemen proses bisnis-BPMS memiliki empat komponen utama berikut:

• Sebuah mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi, termasuk aturan bisnis.
• Analisis bisnis untuk membantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap isu-isu, tren, dan peluang bisnis.
• Alat-alat kolaborasi untuk menghapus penghalang komunikasi.
• Pengelolaisi untuk menyimpan dan mengamankan dokumen, gambar, danfile elektronik lain. 

PENGENDALIAN INTERNAL DALAM SEBUAH SISTEM MANAJEMEN PROSES BISNIS
Sebuah BPMS dapat meningkatkan pengendalian internal. Dalam sistem berbasis peristiwa (kebalikan dari berbasis proses), para pengguna diberi akses hanya untuk jenis-jenis aktivitas tertentu. Pemisahan tugas dapat juga ditingkatkan dalam sebuah BPMS. Pengendalian aplikasi juga diperkuat oleh BPMS. Manfaat pengendalian BPMS lain adalah jejak audit melekatnya.

PROTOTYPING
Prototyping: sebuah pendekatan terhadap desain sistem yang model kerjanya yang disederhanakan, atau prototipe, sebuah SI dikembangkan.
Berikut langkah-langkah untuk mengembangkan sistem dari prototipe:

Prototipe operasional (operational prototype): prototipe yang dikembangkan lebih jauh ke dalam sistem yang sepenuhnya fungsional.
Prototipe (dibuang) non-operasional(nonoperational (throwaway) prototypes:prototipe yang dibuang, tetapi persyaratan sistem yang diidentifikasi dari prototipe digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem baru.

KAPAN MENGGUNAKAN PROTOTYPING
Prototyping sesuai ketika ada tingkat ketidakpastian yang tinggi, tidak jelas pertanyaan apa yang ditanyakan, SIA tidak dapat dengan jelas divisualisasikan, atau ada kemungkinan tinggi untuk gagal.
Berikut kondisi yang mendorong penggunaanprototyping:

KEUNTUNGAN PROTOTYPING
Prototyping memiliki keuntungan sebagai berikut:

• Definisi yang lebih baik atas kebutuhan pengguna. Prototyping secara umum memerlukan keterlibatan intensif dari para pengguna akhir, menghasilkan kebutuhan pengguna yang didefinisikan dengan baik.
• Keterlibatan dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi.
• Waktu pengembangan yang lebih cepat.
• Lebih sedikit kesalahan.
• Lebih banyak peluang bagi perubahan.
• Lebih murah.

KERUGIAN PROTOTYPING

Prototyping memiliki kerugian sebagai berikut:

• Waktu pengguna yang signifikan.
• Penggunaan yang kurang efisien atas sumber daya sistem.
• Pengujian dan dokumentasi yang tidak cukup.
• Reaksi perilaku yang negatig.

REKAYASA PERANGKAT LUNAK DIBANTU KOMPUTER

Rekayasa (atau sistem) perangkat lunak dibantu komputer (computer-aided software (or systems) engineering - CASE):paket alat-alat terintegrasi yang pada pendesain ahli gunakan untuk membantu merencanakan, menganalisis, mendesain, memprogram, dan memelihara sebuah SI.

Alat-alat CASE menyediakan sejumlah keuntungan penting:

• Peningkatan produktivitas.
• Peningkatan kualitas program.
• Penghematan biaya.
• Peningkatan prosedur pengendalian.
• Dokumentasi yang disederhanakan.

Beberapa masalah yang lebih serius dengan teknologi CASE meliputi:

• Inkompatibilitas.
• Biaya.
• Ekspektasi yang tidak terpenuhi.