Bab 3: Sistem Teknik Dokumentasi

Pendahuluan

Dokumentasi (documentation): narasi, bagan alir, diagram, dan bahan tertulis lainnya yang menjelaskan cara sistem bekerja.

Deskripsi naratif (narrative description): penjelasan tertulis, langkah demi langkah dari komponen-komponen sistem dan interaksi dari semua itu.

Alat dokumentasi sangat penting dalam level berikut ini:

• Level minimum, harus membaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja.
• Mengevaluasi dokumentasi untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan pengendalian internal,  dan merekomendasikan peningkatan.
• Mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan.

Pada bab ini membahas alat-alat dokumentasi sebagai berikut:

1. Diagram arus data (DAD), deskripsi grafis sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data. 
2. Bagan alir, yang merupakan deskripsi grafis sistem. Beberapa jenis bagan alir, meliputi bagan alir dokumen: menunjukkan arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertanggungjawaban, bagan alir sistem: menunjukkan hubungan antarinput, pemrosesan, dan output sitem informasi, bagan alir program: menunjukkan urutan operasi logis komputer yang menjalankan program
3. Diagram Proses Bisnis, merupakan deskripsi grafis dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data (DAD-data flow diagram): penjelasan grafis dari arus data dalam organisasi, meliputi sumber/tujuan, data, arus data, proses transformasi dan penyimpanan data.

Sumber data (data source): entitas yang menghasilkan atau mengirimkan data yang dimasukkan ke dalam sistem.

Tujuan data (data destination): entitas yang menerima data yang dihasilkan oleh sistem.

Arus data (data flow): pergerakan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.

Proses (process): tindakan yang mentransformasikan data ke dalam data atau informasi lain.

Penyimpanan data (data store): tempat atau media penyimpanan data sistem.

Berikut simbol diagram arus data:

Berikut elemen-elemen diagram arus data dasar:

Berikut diagram arus data dari proses pembayaran pelanggan:

Berikut pembagian pembayaran dan permintaan pelanggan:

Diagram konteks (context diagram): level DAD tertinggi; tinjauan level ringkasan sistem, menunjukkan sistem pengolahan data, input dan output-nya, dan sumber serta tujuannya. Berikut diagram konteks untuk pemrosesan penggajian S&S:

Lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut:

1. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama).
2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, keenam).
3. Membuat laporan manajemen (paragraf ketiga).
4. Membayar pajak (paragraf keempat).
5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir).

Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam tabel berikut ini:

Beberapa pedoman untuk menggambarkan DAD adalah:

1. Memahami sistem
2. Mengabaikan aspek tertentu dari sistem.
3. Menentukan batasan sistem.
4. Mengembangkan diagram konteks.
5. Mengidentifikasi arus data.
6. Mengelompokkan arus data.
7. Mengidentifikasi proses transformasi.
8. Mengelompokkan proses transformasi.
9. Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data.
11. Memberi nama semua elemen DAD.
12. Membagi (subbagian) DAD.
13. Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD.
15. Mempersiapkan salinan akhir.

Berikut contoh gambar DAD:

DAD Level 0 untuk pemrosesan penggajian S&S

DAD Level 1 untuk proses 2,0 pada pemrosesan penggajian S&S

BAGAN ALIR

Bagan alir (flowchart): teknik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui sistem. Simbol-simbol tersebut diantaranya adalah:

1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem.
2. Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan.
3. Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir. 

Simbol-simbol tersebut ditunjukkan dengan gambar berikut:

JENIS-JENIS BAGAN ALIR

Bagan alir dokumen (document flowchart): mengilustrasikan arus data dan dokumen diantara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.

Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart): bagan yang digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.

Berikut dokumen bagan alir pemrosesan penggajian di S&S:

Bagan alir sistem (system flowchart): menggambarkan hubungan antarinput, pemrosesan, penyimpanan, dan output sistem. Berikut bagan alir sistem pemrosesan penjualan di S&S:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan bagan alir adalah:

1. Memahami sistem.
2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir.
3. Mengelola bagan alir.
4. Secara jelas memberi label semua simbol.
5. Konektor halaman.
6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir.
7. Gambarlah salinan final bagan alir.

BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program (program flowchart): mengilustrasikan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program. Berikut hubungan antara bagan alir sistem dan program:

DIAGRAM PROSES BISNIS

Diagram proses bisnis (DPB-business process diagram): cara visual untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses bisnis.

Simbol-simbol diagram proses bisnis yaitu:

Beberapa pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis:

1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan.
4. Mengelola bagan alir.
5. Memasukkan setiap proses bisnis dalam diagram.
6. Menggambar sketsa kasar DPB.
7. Menggambar salinan final DPB.

Berikut diagram proses bisnis pemrosesan penggajian S&S: