Bab 1: Sebuah Tinjauan Menyeluruh

Pendahuluan

Istilah penting SIA :

1. Sistem : serangkaian dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
2. Konflik tujuan (goal conflict) : terjadi ketika tujuan subsistem tidak konsisten dengan tujuan subsistem lainnya atau dengan sistem secara keseluruhan.
3. Keselarasan tujuan (goal congruence) : terjadi ketika subsistem mencapai tujuannya saat berkontribusi dengan tujuan keseluruhan organisasi.
4. Data : fakta yang dikumpulkan, disimpan, dan diproses oleh sistem informasi.
5. Informasi : data yang telah dikelola dan diproses untuk memberikan arti dan memperbaiki proses pengambilan keputusan.
6. Kelebihan Informasi : terjadi ketika batasan tersebut terlewati, mengakibatkan penurunan kualitas dalam pengambilan keputusan dan meningkatkan biaya penyediaan informasi.
7. Teknologi Informasi : membantu pengambil keputusan untuk menyaring dan meringkas informasi secara efektif.
8. Nilai Informasi : keuntungan yang dihasilkan oleh informasi dikurangi dengan biaya untuk memproduksinya.

·         Keuntungan informasi meliputi : berkurangnya ketidakpastian, peningkatan pengambilan keputusan, meningkatkan kemampuan untuk merencanakan, dan menjadwalkan aktivitas. 

·         Karakteristik informasi yang berguna : relevan, reliable, lengkap, tepat waktu, dapat dipahami, dapat diverifikasi, dapat diakses.

Kebutuhan Informasi dan Proses Bisnis

·         Kebutuhan Informasi   
 
·         Proses Bisnis

 

1.     Transaksi (transaction) adalah perjanjian antara dua entitas untuk bertukar barang atau jasa atau kejadian lain yang dapat diukurdari segi ekonomi oleh organisasi.

2.     Pemrosesan transaksi (transaction processing) adalah proses menangkap data transaksi, memprosesnya, menyimpannya untuk penggunaan di lain waktu, dan menghasilkan output informas, seperti laporan manajerial atau laporan keuangan.

3.     Pertukaran memberi-mendapatkan (give-get exchange) adalah transaksi yang terjadi dalam banyak waktu, seperti menyerahkan uang tunai untuk mendapatkan persediaan dari pemasok dan memberikan karyawan cek gaji sebagai ganti tenaga kerja mereka.

4.     Proses bisnis atau siklus transaksi (business processes or transaction cycle) adalah pertukaran memberi-mendapatkan yang sering terjadi pada sebagian besar perusahaan.

5.     Siklus pendapatan (Revenue cycle) adalah aktivitas yang terkait dengan menjual barang dan jasa dalam pertukaran untuk uang tunai atau janji untuk membayar uang tunai di masa depan.

6.     Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah aktivitas yang terkait dengan pembelian persediaan untuk dijual kembali atau bahan baku dalam pertukaran untuk uang tunai atau janji untuk menerima uang tunai di masa depan. Contoh : sewa dan utilitas.

7.     Produksi atau konversi (production or convertion cycle) adalah aktivitas yang terkait dengan penggunaan tenaga kerja, bahan baku, dan peralatan untuk menghasilkan barang jadi.

8.     Siklus SDM/ penggajian (human resources/payroll cycle) adalah aktivitas yang terkait dengan mempekerjakan, melatih, memberi kompensasi, mengevaluasi, mempromosikan, dan menghentikan karyawan.

9.     Siklus pembiayaan (finance cycle) adalah aktivitas yang terkait dengan mengumpulkan dana dengan menjual saham perusahaan kepada investor atau meminjam uang serta membayar dividen dan bunga.

10.  Sistem buku besar dan pelaporan (general ledger and reporting system) adalah operasi pemrosesan informasi yang terlibat dalam memperbarui buku besar dan mempersiapkan laporan untuk manajemen dan pihak eksternal.

Sistem Informasi Akuntansi

·         Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan mengolah data untuk menghasilkan informasi bagi pengambil keputusan. Sistem ini meliputi orang, prosedur dan instruksi, data, perangkat lunak, infrastruktur teknologi informasi, serta pengendalian internal dan ukuran keamanan.

·         Akuntansi adalah identifikasi, pengumpulan, dan penyimpanan data serta proses pengembangan, pengukuran, dan komunikasi informasi. Berdasarkan definisi tersebut, akuntansi adalah sistem infomasi. 

Enam komponen dari SIA:

1.      Orang yang menggunakan sistem 

2.      Prosedur dan informasi yang digunakan 

3.      Data 

4.      Perangkat lunak yang digunakan

5.      Infrastruktur tekologi informasi  

6.      Pengendalian internal dan pengukuran keamanan

Komponan tersebut memungkinkan SIA untuk memenuhi tiga fungsi:

1.      Mengumpulkan dan menyimpan data 

2.      Mengubah data menjadi informasi.

3.      Memberikan pengendalian.

 Bagaimana SIA Dapat Menambah Niai Dalam Organisasi

1.      Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk atau jasa 

2.      Meningkatkan efisiensi 

3.      Berbagi pengetahuan 

4.      Meningkatkan efisiensi dan efektivitas rantai pasokannya. 

5.      Meningkatkan struktur pengendalian internal. 

6.      Meningkatkan pengambilan keputusan.

o    Pembuatan keputusan adalah keputusan kompleks dan multi langkah: mengidentifikasi permasalahan, mengumpulkan dan menginterpretasikan informasi, mengevaluasi cara menyelesaikan masalah, memilih metodologi solusi, dan mengimplementasikan solusi. 

o    SIA dapat membantu meningkatkan pengambilan keputusan dalam berbagai cara:

1.      Mengidentifikasi situasi

2.      Mengurangi ketidakpastian 

3.      Menyimpan informasi mengenai hasil keputusan sebelumnya. 

4.      Memberikan informasi akurat yang tepat waktu. 

5.      Menganalisis data penjualan untuk menemukan barang-barang yang dibeli bersama-sama.

 SIA dan Strategi Perusahaan

o    Analisis prediktif (predictive analysis) adalah penggunaan gudang data dan algoritme yang kompleks untuk memprediksi kejasian di masa depan, berdasarkan trend historis dan perhitungan probabilitas. Contoh perusahaan yang menggunakan analisis produktif: FedEx, Analisis pasar saham (menganalisis trend jangka pendek) 

o    Sistem Informasi mengumpulkan dan mengintegrasikan data keuangan dan non keuangan mengenai aktivitas organisasi.

CATATAN  TAMBAHAN
  

Siklus Transaksi

1. Siklus Pendanaan (Modal)

o    Merupakan salah satu bentuk keputusan keuangan,bertujuan untuk memaksimumkan kesejahteraan pemegang saham. Keputusan pendanaan yang paling menentukan nilai perusahaan adalah struktur modal.

o    Keputusan struktur modal yang perlu diambil dalam hal ini adalah:

- Penggunaan laba ditahan

- Utang

- Penerbitan saham

o    Brigham dan Ehrhard menyatakan bahwa struktur modal yang optimal adalah gabungan dari utang, saham preferen dan ekuitasyang mampu memaksimalkan nilai saham. 

2. Siklus Investasi Aset Tetap

o    Adalah suatu proses yang lebih mengarah pada sebuah penganggaran modal. Sedangkan penganggaran modal merupakan keseluruhan proses dalam menganalisa proyek-proyek tersebut yang nantinya akan di masukkan ke dalam anggaran modal (capital budget).

o    Penganggaran modal harus dilakukan dengan teliti supaya tidak menimbulkan biaya yang mahal. Metode perhitungan yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah Net Persent Value (NPV), metode ini membandingkan antara nilai sekarang arus kas masuk dengan arus kas keluar.

o    Perputaran dana yang digunakan untuk investasi dalam aktiva tetap biasanya berupa:

- Bangunan

- Mesin

- Kendaraan

 
3. Siklus Operasional

Adalah jangka waktu yang diperlukan dari penerimaan persediaan , menjual dan menerima kasnya.

o    Siklus SDM/Penggajian

a.      Adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

b.      Fungsi dasar SIA pada siklus ini:

o    Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

o    Menjaga aset organisasi

o    Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

c.       Menyediakan informasi tentang biaya karyawan dan ketersediaannya

o    Siklus Pengeluaran 

a.      Merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.

b.      Siklus pengeluaran berhubungan dengan:  

o    Pembelian bahan mentah

o    Persediaan barang-barang dan jasa

o    Mengidentifikasi dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang,menyiapkan order pembelian,menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

c.      Menyediakan informasi untuk memperoleh bahan mentah dan mengontrol pengeluaran lain yang termasuk overhead pabrik.

o    Siklus Produksi

a.     Serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus menerus.

b.     Peran SIA dala siklus produksi: 

o    Bauran produk 

o    Penetapan harga pokok

o    Alokasi dan perencanaan sumber daya

o    Manajemen biaya

c.      Empat aktivitas dasar dalam siklus produksi

o    Desain produk 

o    Perencanaan dan penjadwalan 

o    Operasi produk

o    Akuntansi biaya

o    Siklus Pendapatan

a.     Adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan tersebut. 

b.     Tujuan utama siklus ini adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. 

4. Siklus Invetasi Instrumen Keuangan

o       Instrumen keuangan merupakan aset yang dapat diperdagangkan dalam bentuk apapun, baik kas, bukti kepemilikan dalam suatu entitas, atau hak kontraktual untuk menerima atau memberikan, uang tunai atau instrumen keuangan lainnya.

 

o       Instrumen kas adalah instrumen keuangan yang nilainya ditentukan langsung oleh pasar. Contoh pinjaman deposito, di mana kedua peminjam dan pemberi pinjaman harus menyepakati transfer.

o       Instrumen derevatif adalah instrumen keuangan yang memperoleh nilai mereka dar nilai dan karakteristik dari satu atau lebih entitas yang mendasar, seperti: aset,indeks,atau tingkat suku bunga.

Dari keempat siklus tersebut diatas,dijadikan dasar atau landasan untuk membuat dokumen transaksi.Dokumen transaksi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha.Macam-macam dokumen transaksi: 

o     Transaksi manual

a.      Kwitansi

b.      Cek

c.       Bilyet giro

d.      Setoran bank 

o     Transaksi elektronik 

a.      Nota kontan

b.      Faktur/invoice

c.       Nota kredit

d.      Nota debit

e.      Rekening koran

f.        Bukti kas masuk

g.      Bukti kas keluar